Panduan Pengelolaan Pemanfaatan Dana Peningkatan Kapasitas Masyarakat Program KOTAKU Tahun 2023

Berdasarkan Buku Juknis atau Panduan (Pedoman) Pengelolaan Pemanfaatan dana Peningkatan Kapasitas Masyarakat (Pemerintah Daerah) Program KOTAKU Tahun 2023, Pengembangan kapasitas merupakan salah satu komponen penting sebagai upaya peningkatan kapasitas yang diberikan program, baik kepada masyarakat maupun kepada pemerintah daerah untuk mencapai tujuan program serta menyiapkan keberlanjutan penyelengaraan penataan permukiman yang berkelanjutan.

 

Sesuai dengan surat Direktur Pengembangan Kawasan Permukiman No PA.01.04-CK/304 tanggal 29 Desember 2022 mengenai keberlanjutan Tim Pendamping Program KOTAKU diperpanjang hingga 30 Juni 2023 untuk pelaksanaan exit strategy dan pengakhiran loan NSUP, serta penyiapan keberlanjutan Program KOTAKU.

 

Penyiapan keberlanjutan penyelenggaraan penataan permukiman perlu diadakan Peningkatan Kapasitas Masyarakat (PKM) dan Pemerintah Daerah melalui kegiatan workshop pengelolaan pasca program. Melalui kegiatan ini diharapkan Pemerintah Kota/Kabupaten dapat menyiapkan dan memperkuat terkait kelembagaan BKM/LKM, pengelolaan dan pemeliharaan kegiatan infrastruktur yang telah terbangun, pengelolaan aset kegiatan skala kawasan, penguatan Pokja PKP dan lainnya.

 

Berdasarkan hal tersebut, dalam melaksanakan kegiatan PKM ini, disusun selain kerangka acuan kegiatan Peningkatan Kapasitas Masyarakat/Pemerintah Daerah NSUP/Program KOTAKU Tahun 2023 juga Buku Juknis atau Panduan (Pedoman) Pengelolaan Pemanfaatan dana Peningkatan Kapasitas Masyarakat (Pemerintah Daerah) Program KOTAKU Tahun 2023/2024 sebagai rujukan dalam pemanfaatan dana tersebut.

 

Tujuan disusunnya Buku Juknis atau Panduan (Pedoman) Pengelolaan Pemanfaatan dana Peningkatan Kapasitas Masyarakat (Pemerintah Daerah) Program KOTAKU Tahun 2023/2024 ini adalah: 1) Memberikan panduan terhadap pengelolaan dan pemanfaatan dana kegiatan peningkatan kapasitas masyarakat/pemerintah daerah yang dilaksanakan di tingkat kabupaten/kota; 2) Meningkatkan pemahaman dalam pengelolaan dan pemanfaatan dana yang memenuhi standar pertanggung jawaban program Kotaku; 3) Menyediakan laporan pengelolaan dan pemanfaatan dana yang layak audit sebagai informasi dan pertanggungjawaban kepada berbagai pihak terkait.

 

Keluaran yang diharapkan adalah: 1) Adanya panduan pengelolaan dan pemanfaatan dana kegiatan peningkatkan kapasitas masyarakat/pemerintah daerah di tingkat kabupaten/kota; 2) Pemda atau pelaksana kegiatan paham pengelolaan dan pemanfaatan dana yang memenuhi standar pertanggung jawaban program Kotaku; 3) Tersedianya laporan keuangan dan pertanggung jawaban yang layak audit sebagai informasi dan pertanggungjawaban kepada berbagai pihak terkait.

 

Ketentuan pengelolaan dana Peningkatan Kapasitas Masyarakat (Pemerintah Daerah) Program KOTAKU Tahun 2023 adalah sebagai berikut

a. Pengelolaan dengan Swakelola Tipe 1.

Dalam pelaksanaan pengelolaan dan pemanfaatan dana peningkatan kapasitas masyarakat/pemerintah daerah dilakukan oleh penyelenggaraan kegiatan PKM, menggunakan metode Swakelola Tipe I dimana pelaksanaannya dilakukan oleh Balai Prasarana Permukiman Wilayah.

 

b. Manajemen Organisasi – Swakelola Tipe 1.

Struktur organisasi atau pengorganisasian adalah salah satu fungsi manajemen yang merupakan sebuah sistem atau jaringan kerja dari tugas-tugas, komunikasi serta pelaporan. Struktur organisasi menggambarkan pendistribusian pekerjaan melalui sebuah divisi pekerjaan dan menyediakan koordinasi dari hasil-hasil kinerja sehingga sasaran organisasi dapat terselenggara dengan baik.

Dalam mengoptimalkan peran pendamping atau konsultan baik yang berasal dari Tim Korkot mupun Tim Korpov/Subprof HRD & Administrasi, dalam pelaksanaan kegiatan PKM/Pemda diperlukan keterlibatannya dan masuk kedalam susunan pengelola kegiatan terutama pada Tim Pelaksana dan Tim Pengawas.

Tim Korkot masuk dalam Tim Pelaksana dan akan membantu dalam pelaksanaan sesuai dengan spesifikasi dan perencanaan yang telah disetujui serta membantu dalam penyusunan pelaporan. Sedangkan Korpvor/HRD & Administrasi masuk dalam Tim Pengawas dan akan membantu dalam pengawasan mulai dari persiapan sampai dengan pelaporan kegiatan.

 

c. Ketentuan Pemanfaatan Dana.

Berdasarkan Buku Juknis atau Panduan (Pedoman) Pengelolaan Pemanfaatan dana Peningkatan Kapasitas Masyarakat (Pemerintah Daerah) Program KOTAKU Tahun 2023, dalam pengelolaan dan pemanfaatan dana perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1) Rekening Bank Pengelola.

Rekening bank pengelola menggunakan rekening atas nama lembaga/instansi (jika ada), atau jika tidak ada dan membuka rekening baru dan tidak menggunakan atas nama instansi maka rek bank tersebut ditandatangani oleh 3 orang specimen (tim pelaksana).

2) Metode Transfer.

Setiap Pembelanjaan/pembayaran dengan nilai diatas Rp.10 juta rupiah, menggunakan metode transfer (bukan tunai), misalnya untuk pembayaran hotel. Metode transfer ini juga dapat dilakukan untuk pengeluaran/pembelanjaan dibawah atau sama senilai Rp.10 juta rupiah.

3) Pemanfaatan mengacu pada RAB hasil verifikasi

Pembelanjaan yang dilakukan harus sesuai dan mengacu pada perencanaan (RAB) yang telah disetujui/diverifikasi.

4) Pemberitahuan perubahan kepada Satker/PPK (bila ada)

Dalam hal pelaksanaan kegiatan, jika ada perubahan alokasi maka pelaksana harus memberitahukan kepada Satker/PPK untuk mendapatkan persetujuan atas perubahan alokasi tersebut (didukung dengan dokumen yang cukup misal BA perubahan).

5) Pencatatan dan pengarsipan.

Setiap transaksi harus didukung dengan bukti transaksi (nota, kuitansi, bon, slip transfer, slip penarikan, invoice dll) serta dokumen dukung lainnya (dokumen perjanjian kerja sama)

Berdasar bukti transaksi pembelanjaan, pengelola akan melakukan pencatatan dan pengarsipan semua bukti transaksi dan dokumen pendukung transaksi diarsip.

6) Pengembalian Sisa Dana

Dalam pelaksanaan kegiatan, tidak menutup kemungkinan terdapat sisa dana baik dalam bentuk tunai maupun non tunai (di rekening bank). Tim Pelaksana atau Tim Penyelenggara melaporkan dan menyetorkan sisa dana kepada Satker/PPK dengan didukung bukti penyerahan dana dan ditandatangani oleh kedua belah pihak (penyetor dan penerima dana), untuk selanjutnya Tim Pelaksana (bendahara) melakukan pencatatan dan pelaporan, serta melaporkan saldo terakhir menjadi 0.

Untuk mekanisme penyetoran ke kas negara bisa disepakati, apakah akan dilakukan oleh Satker/PPK atau oleh Tim Pelaksana (setelah dibuatkan terlebih dahulu form SIMPONI) untuk disetorkan ke Bank yang ditunjuk.

7) Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan.

Penyelenggara harus menyusun laporan pertanggungjawban kegiatan disertai dengan dokumen dukung lainnya. Berikut adalah laporan yang harus disiapkan diantaranya;

a. Laporan proceeding pelaksanaan kegiatan.

b. Lampiran yang berisi sekurang-kurangnya:

- Daftar peserta kegiatan sesuai dengan proposal;

- Surat undangan;

- Daftar kehadiran peserta pelatihan;

- Dokumentasi/Foto pelaksanaan kegiatan;

- Materi Presentasi;

- Berita acara pelaksanaan kegiatan;

- Laporan acara dari panitia;

- Laporan penggunaan dana;

- Bukti transaksi.

8) Batas Waktu Pelaporan LPJ.

Penyusunan laporan pertanggung jawaban kegiatan selambat-lambatnya 10 hari setelah kegiatan selesai dilaksanakan. Dipastikan LPJ sudah dilakukan pemeriksaan atas kebenaran dan keabsahan semua bukti pembelanjaan oleh Tim Pengawas sebelum disampaikan atau diilaporkan kepada Satker/PPK.

9) Penyerahan dan Pengarsipan Dokumen LPJ.

Dokumen LPJ dilaporkan dan disampikan kepada Satker/PPK untuk dilakukan pemeriksaan kebenaran dan validasinya terhadap kesesuaian dan keabsahan semua bukti pembelanjaan (asli);

Dokumen LPJ diarsip dan menjadi dokumen milik Satker/PPK/KPA sedangkan salinan (hard atau soft file) diarsip di pengelola kegiatan, serta akan disampaikan atau ditunjukan pada saat dilakukan pemeriksaan oleh pihak luar (BPK ataupun BPKP).

 

d. Sistem Pencatatan Dan Pelaporan

Tim Pelaksana kegiatan, berdasar kesepakatan diinternal Tim Pelaksana, dapat mengangkat atau menunjuk salah seorang diinternal Tim Pelaksana untuk dijadikan sebagai petugas yang melakukan pencatatan setiap terjadi transaksi dan membuat laporan keuangan.

Laporan keuangan dibuat setelah kegiatan selesai dilaksanakan dan tidak ada lagi transaksi keuangan. Laporan keuangan menyajikan informasi alokasi dana yang digunakan dengan tetap mengacu kepada RAB yang telah diverifikasi dan disetujui.

 

Selengpanya silahkan download dan baca Buku Juknis atau Panduan (Pedoman) Pengelolaan Pemanfaatan dana Peningkatan Kapasitas Masyarakat (Pemerintah Daerah) Program KOTAKU Tahun 2023. LINK DOWNLOAD DISINI

 

Demikian informasi tentang Buku Juknis atau Panduan (Pedoman) Pengelolaan Pemanfaatan dana Peningkatan Kapasitas Masyarakat (Pemerintah Daerah) Program KOTAKU Tahun 2023/2024. Semoga ada mafaatnya.

 

= Baca Juga =