Pengertian Dan Tahapan Pelaksanaan Audit Mutu SMPI Satuan Pendidikan

PENGERTIAN DAN TAHAPAN PELAKSANAAN AUDIT MUTU SPMI

A. Pengertian Konsep Dan Prosedur Audit Mutu SPMI Satuan Pendidikan (Sekolah)
Penjaminan mutu merupakan suatu kewajiban bagi lembaga pendidikan dan dalam implementasinya penjaminan mutu pendidikan dilakukan secara bertahap, sistematis, dan terencana dalam suatu program penjaminan mutu yang memiliki target dan kerangka waktu yang jelas. Sehinggan pelaksanaan penjaminan mutu pendidikan berjalan sesuai konteks, olehkarena itu diperlukan peninjauan pendidikan dalam lingkup tatarannya, Dalam upaya untuk mengkaji masalah pendidikan, pemahaman akan kondisi kualitas yang ada merupakan suatu hal penting yang dapat membantu memahami posisi dan kondisi pendidikan.

Sesuai dengan hal diatas dalam Permendikbud No. 28 Tahun 2016 menyatakan bawa salah satu tahapan yang harur dilakukan oleh sekolah dalamrangka pelaksanaan sistem penjaminan mutu adalah melakukan monitoring atau audit mutu terhadap capaian pemenuhan mutu yang dilakukan oleh sekolah.

Audit mutu ini dilakukan untuk memastikan bahwa pelaksanaan pemenuhan mutu dapat berjalan sesuai rencana yang telah disusun. Audit merupakan kegiatan untuk mengetahui apakah program yang dibuat itu berjalan dengan baik sebagaimana mestinya sesuai dengan yang prosedur standar, mengetahui hambatan yang terjadi dan mengatasi hambatan tersebut.

Audit mutu juga merupakan suatu proses untuk membantu organisasi untuk memastikan sistem manajemen mutu telah efektif dan tetah mencapai tujuan-tujuan yang direncanakan dan sistem tetap dipertahankan. Melalui audit mutu internal para pelaku organisasi, pemilik proses ,pelaku sistem mendapatkan data dan informasi faktual dari hasil audit yang akan digunakan sebagai landasan untuk memastikan dicapainya kondisi kesesuaian, efektivitas, kesehatan, dan efisiensi dalam pengelolaan kegiatan.

Adapun tujuan audit mutu dalam kontek Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah untuk mendorong terjadinya perubahan-perubahan untuk mendukung tercapainya Standar Nasional Pendidikan (SNP) secara keseluruhan sejalan dengan strategi yang telah dipilih dalam rangka merealisasikan visi - misi sekolah. Secara lebih spesifik tujuan audit mutu di sekolah dapat diuraikan sebagai berikut :

· Memastikan SPMI di sekolah yang telah dikembangkan dijalankan secara efektif

· Memastikan tujuan-tujuan penerapan SPMI dicapai secara efektif

· Memastikan SPMI terpelihara secara terus menerus

· Menditeksi penyimpangan-penyimpangan terhadap kebijakan mutu dalam pelaksanaan SPMI

· Mendalami permasalahan yang terjadi di berbagai proses sehingga dapat dilakukan tindakan koreksi dan perbaikan terus menerus.

· Memastikan seluruh personil memiliki kompetensi yang dapat mendukung efektivitas SPMI.

Hasil audit dapat dimanfaatkan untuk berbagai keperluan . salah satu manfaat audit yang paling sentral adalah sebagai dasar untuk mengambil keputusan, melakukan perbaikan, meningkatkan efisiensi dan efektivitas fungsi sekolah. Dengan informasi hasil penilaian auditor dan rekomendasi yang disampaikan, akan memungkinkan pimpinan/kepala sekolah melakukan tindakan perbaikan untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas maupun produktivitas usaha secara lebih terarah.

Proses audit merupakan media pembelajaran dan pertumbuhan yang tidak ternilai harganya bagi para pelaku audit itu sendiri. Karena melalui proses audit, tejadi proses pemahaman secara mendalam tentang seluk beluk operasional organisasi serta permasalahannya yang dihadapinya, baik permasalahan skala organisasi maupun permasalahan spesifik yang ada pada setiap fungsi dalam organisasi. Dengan demikian seorang auditor secara disadari atau tidak telah mempelajari proses manajemen organisasi secara komprehensif dan manajemen fungsional secara intensif.

Sasaran pelaksanaan audit dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Sekolah adalah :

A. Audit Sistem

Audit sistem (system audit). Audit ini bertujuan untuk memastikan bahwa sekolah-sekolah memiliki dokumen mutu SPMI yang berlaku disekolah tersebut. Yang dalam hal ini dokumen mutu tersebut antara lain adalah dokumen standar, kebijakan mutu, sasaran mutu, POS yang terkait dengan Standar Nasional Pendidikan (SNP)

B. Audit Kepatuhan

Audit kepatuhan (compliance audit). Audit ini bertujuan untuk menentukan apakah kegiatan-kegiatan yang dilakukan di sekolah yang diperiksa sesuai dengan kondisi, peratuan, dan undang-undang tertentu yang dalam hal ini apakah sudah sesuai dengan dokumen mutu SPMI antara lain: kebijakan Mutu, sasaran mutu dan POS yang telah ditetapkan disekolah tersebut.

C. Audit Kinerja (capaian sasaran)

Audit kinerja ( kinerja audit). Audit kinerja merupakan penelahaan secara sistematik aktivitas yang dilakukan di sekolah dalam hubungannya dengan tujuan tertentu dalam hal ini adalah capaian SNP yang menjadi target sekolah. Dalam audit operasional, auditor diharapkan melakukan pengamatan yang obyektif dan analisis yang komprehensif terhadap kegiatan/program yang dilakukan oleh sekolah dalam melakukan capaian SNP. Dalam audit ini bertujuan untuk :

1. Menilai kinerja/capaian program, kinerja dibandingkan dengan kebijakan-kebijakan, standar-standar, dan sasaran-sasaran yang ditetapkan oleh sekolah

2. Mengidentifikasikan peluang dan

3. Memberikan rekomendasi untuk perbaikan atau tindakan lebih lanjut.

Dalam melaksanakan audit mutu di sekolah, diperlukan penangan yang tepat agar pengelolaan/manajemen audit dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang ditetapkan. Pelaksanaan audit mutu di Sekolah dilakukan oleh tim audit yang dibentuk dalam Tim Penjaminan Mutu Pendidikan Sekolah (TPMPS) tim auditor harus memiliki kompetensi dalam bidang pemahaman SNP dan pelaksanaan Audit.

Dalam melaksanakan audit mutu, diperlukan prosedur yang tepatagar pelaksanaan audit dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang ditetapkan. Prosedur audit mutu adalah proses sistematis pengelolaan audit mutu untuk mencapai tujuan yang diharapkan secara efektif melalui penerapan fungsi-funsi manajemen (PDCA) : perencanaan, pelaksanaan evaluasi dan pelaporan tindak lanjut hasil audit.

Prosedur audit harus ditetapkan dalam sebuah dokumen yang menjadi acuan bagi seorang auditor dalam melakukan audit mutu, dalam dokumen proserdur tersebut tertuang tahapan yang harus dilakukan dalam melakukan audit mutu. Tahapan dalam prosedur audit terdiri dari :

1. Tahap perencanaan. secara umum mencakup penyediaan semua perangkat audit mutu , mulai pembuatan kebijakan tentang audit mutu prosedur audit mutu, program audit mutu, jadwal Audit mutu dan pembentukan tim audit mutu, penetapan tujuan audit mutu dsb.

2. Tahap Pelaksanaan audit mutu berdasarkan semua yang telah disiapkan pada tahap perencanaan. Pada tahap pelaksanaan audit mutu, mencakup kegiatan-kegiatan mulai dari sosialisasi program audit mutu, pembentukan tim audit, penunjukan dan penugasan auditor, persiapan auditor, dan melakukan audit,

3. Tahap membuat laporan hasil audit dan menyampaikan laporan hasil audit ke pihak-pihak yang terkait.

Rencana pemenuhan mutu oleh satuan pendidikan. Selain itu juga rekomendasi tindakan perbaikan jika ditemukan adanya penyimpangan dari rencana dalam pelaksanaan pemenuhan mutu ini. Dengan demikian ada jaminan kepastian terjadinya peningkatan mutu berkelanjutan.

B. Pelaksanaan Audit Mutu SPMI

Dalam melaksanakan audit mutu terdapat beberapa tahapan yang harus dilakukan oleh seorang auditor dalam rangkan melakukan audit diataranya adalah :

a. Perencanaan Audit

Perencanaan audit mutu adalah proses pentahapan kegiatan audit mutu secara keseluruhan yang diawali dengan menetapkan tujuan, sasaran, metode, bentuk instrumen yang akan digunakan, penyusunan jadwal, penugasan auditor dan penentuan auditee.

b. Menyusun Instrumen audit mutu

Tim auditor perlu menyiapkan kertas kerja/instrumen audit mutu sebagai pedoman atau panduan dalam menggali informasi/data terkait dengan sebuah program yang telah atau sedang dilaksanakan. Instrumen yang disusun perlu dibuat dengan mempertimbangkan tujuan dari program yang akan diaudit. Dengan demikian instrumen tersebut disusun untuk program tertentu tidak dapat dgunakan untuk program yang memiliki tujuan lainnya. Dalam menyusun instrumen maka perlu mengetahui terdahulu Dokumen mutu SPMI antara lain : kebijakan muu, prosedur operasional standar (POS) yang akan dilakukan audit dan lainnya. Tanpa kepemilikan dokumen mutu, POS dalam disekolah tersebut maka pelaksanaan/penysusunan instrumen akan menjadi tidak tepat sasaran. Dengan demikian instrumen audit mutu yang disusun perlu mengacu kepada POS yang telah dibuat oleh sekolah. Jika menyusun Instrumen Audit Mutu tentang proses penilaian pembelajaran, maka terlebih dahulu melihat POS dari proses penilaian pembelajaran yang berlaku disekolah tersebut.

c. Melakukan audit mutu.

Pelaksanan audit mutu audit adalah proses interaksi antara auditor dan Auditee dalam rangka mengumpulkan atau memperoleh data/informasi faktual dan bukti-bukti objektif tentang efektivitas dan kesesuaian sistem penjaminan mutu. Sebelum melaukan audit kesesuaian tersebuh harus dipastikan dulu sekolah memiliki sistem manajemen mutu/dokumen mutu SPMI yang terdiri dari kebijakan mutu, dokumen POS dan formulir yang berjalan di sekolah tersebut. Sistem tersebut tentunya sesuai dengan SNP.

Aktifitas audit mutu dipraktekan pada dasarnya adalah melihat rekaman-rekaman yang telah dilaksanakan oleh sekolah dalam menaati dokumen mutu SPMI di sekolah. Audit mutu dapat dilakukan antara lain melakukan observasi, meminta penjelasan, meminta peragaan, mewawancarai karyawan, menelaah dokumen, membandingkan, memeriksa dengan daftar periksa, mencari bukti-bukti objektif, melakukan cek silang, bertanya, melakukan survei, mencari informasi dari tempat lain, mempelajari menganalisa dan lain-lain.

Seorang auditor mutu memiliki kebebasan untuk menggunakan berbagai pendekatan yang dipandang dapat membantu memberikan data dan informasi yang diperlukan untuk sampai kepada kesimpulan audit. Meminta penjelasan adalah suatu bentuk interaksi antara auditor dan auditee untuk memperoleh data/informasi atas objek audit secara deskriptif.

Dalam melakukan audit, seorang auditor harus memengang tuguh pada prinsip-prinsip kerjanya diantaranya adalah prinsip-prinsip yang terkait dengan auditor, yaitu :

a. Kode Etik sebagai Dasar Profesionalisme.

Kode Etik merupakan dasar profesionalisme auditor dalam pelaksaan audit. Profesionalisme dari seorang auditor tercermin pada sikap dapat dipercaya, memiliki integritas, dapat menjaga kerahasiaan dan berpendirian. Seorang auditor harus mampu menunjukkan sikap berpendirian, yaitu sikap mampu memberikan penilaian yang proporsional dan kontekstual.

b. Menyajikan hasil yang obyektif dan akurat,

Seorang auditor berkewajiban untuk melaporkan hasil temuan audit secara benar dan akurat. Temuan audit, kesimpulan audit dan laporan audit mencerminkan pelaksanaan kegiatan audit secara benar dan akurat. Hambatan signifikan yang ditemukan selama audit dan perbedaan pendapat yang tidak terselesaikan antara tim audit dan auditi harus dilaporkan.

c. Profesional, memiliki kompetensi sebagai auditor.

Seorang auditor perlu memiliki kompetensi yang memadai dan berkewajiban untuk meningkatkan kompetensinya teruitata terkait dengan perihal yang akan menjadi sasaran audit mutu.

Selain prinsip diatas perlu juga diperhatikan prinsip audit yang terkait dengan dengan kegiatan audit, diantaranya adalah :

a. Independen-auditor (mandiri dan tidak berpihak) tidak melakukan audit pada area yang bukan tanggungjawabnya.

b. Bukti Obyektif sebagai dasar membuat kesimpulan audit, dapat diverifikasi dan sample audit yang diambil cukup mewakili.

c. Terencana, audit harus terencana secara sistematik sesuai dengan kebutuhan dan tujuan organisasi.

d. Auditor harus berkualifikasi dan independen

e. Maksud dan tujuan dari audit harus diklarifikasi dan disetujui

f. Audit harus direncanakan dan dipersiapkan secara memadai

g. Orang yang bertanggung jawab atas aktifitas yang akan diaudit harus secara baik dan diberitahukan sebelum dan sesudah audit

h. Rencana audit dan laporan akhir harus tertulis

i. Auditor harus menindaklanjuti tindakan perbaikan

j. Penilaian terhadap standar harus obyektif, faktual dan apabila mungkin kuantitatif

k. Audit tidak mengganggu kegiatan operasional yang berjalan

l. Frekuensi, intensitas dan luas audit bervariasi dengan kebutuhan actual

m. Kertas kerja dan dokumen audit harus disimpan dengan baik dan teratur

n. Uji petik untuk mengumpulkan bukti harus tidak memihak dan dapat dipercaya

C. Pelaporan Hasil Audit

Laporan audit mutu internal adalah hasil kerja seorang auditor mutu atau tim auditor, yang disampaikan kepada auditee untuk ditindak lanjuti. Laporan hasil audit mutu memuat informasi faktual, signifikan, relevan dan cukup, yang disusun secara sistematis dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami. Semua informasi yang dimuat dalam laporan audit benar-benar telah diseleksi sehingga menggambarkan kebenaran dan penting untuk diketahui, berkaitan langsung dengan permasalahan yang dilaporkan dan tidak menimbulkan keraguan atau menimbulkan pertanyaan-pertanyaan dibenak pembacanya, dan yang paling esensial, laporan audit mutu mengandung potensi nilai yang siap direalisasikan menjadi nilai nyata yang berharga bagi kepentingan sekolah.

Dalam pembuatan laporan hasil audit berlaku prinsip-prinsip komunikasi, yang mencakup siapa (auditor) menyampaikan apa (hasil audit) kepada siapa (auditee) dengan media apa (bahasa verbal tertulis) dengan tujuan apa ( tindakan perbaikan oleh auditee). Policy ( Kebijakan): laporan audit mutu menyebutkan kebijakan yang dijadikan acuan pembanding atau referensi dalam proses audit. Policy atau kebijakan adalah koridor legalitas suatu kegiatan dalam sebuah sekolah. Dimana policy dan kebijajakan disekoah bersumber kepada Standar Nasional Pendidikan (SNP). Bila dikatakan melanggar SNP, dokumen mutu, proserdur kerja disekolah, maka artinya suatu kegiatan menyimpang dari apa yang telah ditetapkan. Laporan audit juga perlu menyebutkan secara spesifik tempat proses dimana permasalahan ditemukan. Misalnya terjadi ketidaefektifan pada proses pembelajaran dengan prinsip pembelajaran Kurikulum 2013. Dalam laporan audit juga perlu memberikan uraian hasil analisa sebab akibat yang melatar-belakangi terjadinya permasalahan tersebut.

Bentuk laporan audit mutu yang paling umum adalah menggunakan sistem formulir yang telah disiapkan. Bentuk laporan audit dengan formulir sangat praktis untuk pengisiannya dan untuk pemahaman secara cepat oleh pembacanya. Pada intinya laporan hasil audit mutu adalah kesimpulan yang dibuat oleh auditor berdasarkan data dan informasi yang telah dikumpulkan.

Pertimbangan utama yang harus diberikan oleh auditor saat menyusun laporan audit adalah siapa pembacanya. Pemahaman tentang target pembaca ini penting agar, laporan audit bisa disusun untuk pemahaman optimal oleh pembacanya. Jadi laporan audit bukan untuk dimengerti sendiri oleh auditor . Laporan audit mutu harus mudah dimengerti oleh auditee tanpa ada peluang salah tafsir. Karena yang akan melaksanakan instruksi/informasi yang tertuang dalam laporan audit adalah auditee, bukan auditor.